Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, vị trí Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (BA) đang trở thành một nghề nghiệp "hot" và thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ. Vậy, BA là gì? Làm BA là làm gì? Hãy cùng Hachinet khám phá và tìm hiểu về vai trò quan trọng của Business Analyst trong lĩnh vực công nghệ thông tin qua bài viết dưới đây.
Business Analyst (BA) là gì?
Business Analyst (viết tắt BA) được hiểu là nghề phân tích dữ liệu doanh nghiệp. Những người làm BA thường tập trung vào việc hiểu rõ các quy trình kinh doanh, nhu cầu khách hàng và các yếu tố thị trường để đảm bảo doanh nghiệp luôn được phát triển đúng hướng, đúng mục tiêu và đạt được các kết quả tốt nhất. Chức vụ này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cả hai lĩnh vực kinh doanh và công nghệ.
Làm BA là làm gì? Mô tả công việc của vị trí Business Analyst
Vị trí Business Analyst đòi hỏi một kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực phân tích, dự báo, và quản lý ngân sách tài chính. Họ cũng cần phải hiểu rõ về các yêu cầu về báo cáo và tuân thủ quy định, cũng như những yếu tố quyết định thành công và các chỉ số hoạt động quan trọng.
Dưới đây là mô tả công việc của Business Analyst, giúp định hình nhiệm vụ mà các chuyên gia phân tích kinh doanh cần thực hiện:
- Khả năng làm việc với đồng nghiệp và các bên liên quan để hiểu sâu hơn về các yêu cầu kinh doanh quan trọng.
- Khả năng phân tích mô hình dữ liệu để đưa ra kết luận hợp lý.
- Phát triển các giải pháp sáng tạo để thay đổi chiến lược và hoạt động, đây là vai trò chính của Business Analyst.
- Thành thạo trong việc phát minh ra các quy trình hoặc hệ thống cần thiết để thực hiện các thay đổi.
- Giao tiếp hiệu quả và kỹ năng giữa các cá nhân để tương tác với quản lý cấp cao về việc thực hiện các thay đổi.
- Kiến thức và chuyên môn vững chắc trong việc đánh giá tác động của những thay đổi.
- Năng lực viết báo cáo và thuyết trình để làm nổi bật ảnh hưởng của những thay đổi bạn đã thực hiện.
- Thực hiện các bài kiểm tra, khảo sát và hội thảo là một phần trong hoạt động hàng ngày của bạn.
Nhiệm vụ của Business Analyst bao gồm nhiều lĩnh vực chuyên môn và nghiệp vụ đa dạng. Trong trường hợp này, Business Analyst thường được phân thành ba chuyên môn chính sau.
Management Analyst (Chuyên gia phân tích quản lý)
Chuyên gia phân tích quản lý, hay còn gọi là Management Analyst, đóng vai trò như một cố vấn chiến lược, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý. Nhiệm vụ cốt lõi của họ là tiến hành phân tích sâu rộng về các quy trình vận hành và những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt. Qua đó, họ đưa ra những đề xuất thiết thực nhằm cắt giảm chi phí không cần thiết và cải thiện hiệu suất kinh doanh, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Systems Analyst (Chuyên viên phân tích hệ thống vận hành)
Systems Analyst, còn được biết đến như chuyên viên phân tích hệ thống vận hành, có nhiệm vụ đánh giá hệ thống và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của một tổ chức và tìm cách cải thiện chúng. Công việc này yêu cầu Systems Analyst phải có kiến thức chuyên môn cao về công nghệ và hiểu rõ về phương thức kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
Data Analyst (Chuyên gia phân tích dữ liệu)
Chuyên gia Data Analyst chịu trách nhiệm phân tích, thu thập, và quản lý dữ liệu liên quan đến doanh số bán hàng, nghiên cứu thị trường, logistics, hoặc các hoạt động khác của doanh nghiệp. Họ sử dụng kiến thức chuyên môn để đảm bảo chất lượng và độ chính xác của dữ liệu này. Sau khi đã xử lý dữ liệu, họ sẽ thực hiện phân tích và trình bày thông tin một cách logic, giúp tổ chức đưa ra các quyết định kinh doanh có cơ sở hơn.
Vai trò của Business Analyst trong môi trường doanh nghiệp hiện đại
Giao tiếp và hỗ trợ
Các Business Analyst đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong tổ chức. Giao tiếp đóng một phần quan trọng trong việc xây dựng sự hợp tác này. Nhiệm vụ chính của BA là thu thập yêu cầu từ các bên liên quan, và vai trò này giúp tránh chi phí không cần thiết do sự hiểu lầm về yêu cầu.
Làm việc trong vai trò nhà phân tích kinh doanh, họ phải hiểu rõ những bên liên quan đa dạng trong tổ chức, bao gồm chủ doanh nghiệp, bộ phận CNTT, trưởng nhóm kỹ thuật, chuyên viên kiểm định chất lượng (QAs), và người dùng cuối. Dựa trên sự hiểu biết này, họ thiết lập các kênh liên lạc chặt chẽ để truyền đạt thông tin phù hợp đến đúng đối tượng để đạt được mục tiêu.
Xây dựng môi trường giao tiếp thân thiện để kết nối mọi người và các nhóm là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo giao tiếp hiệu quả. Tổ chức cuộc họp có sự tập trung vào việc đặt các câu hỏi thích hợp để hiểu rõ nhu cầu dự án, lắng nghe một cách tận tâm và truyền đạt thông tin thích hợp cho nhóm CNTT là tất cả phần của công việc của một BA.
Giám sát quy trình làm việc và công cụ phân tích
Để đạt được mục tiêu, quy trình phải được thiết kế có cấu trúc và tối ưu, bên cạnh việc xác định các yêu cầu liên quan đến thu thập thông tin, phạm vi, và mức độ ưu tiên. Điều quan trọng là bước đầu và thứ hai trong việc xác định phạm vi của dự án, tức là việc xác lập yêu cầu, và đây là nhiệm vụ quan trọng của các nhà phân tích kinh doanh. Họ tận dụng nhiều kỹ thuật khác nhau như brainstorming, phỏng vấn, và tổ chức cuộc họi thảo để thực hiện phân tích.
Các nhà phân tích kinh doanh thường phát triển các mô hình quy trình kinh doanh, bao gồm cả các khung, lưu đồ, và sơ đồ chuyển đổi trạng thái. Đánh giá liên quan là một phần quan trọng, và do đó, BA sử dụng một chu trình phản hồi liên tục trong từng giai đoạn để đảm bảo không có thông tin nào bị thiếu sót trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Khi chương trình phát triển, vai trò của BA trở nên quan trọng trong việc xác nhận và đề xuất sản phẩm cho các bên liên quan, đảm bảo rằng thời gian và tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả để tránh các vấn đề và lỗi.
Vận dụng các kiến thức
Để đóng góp một cách tối ưu cho tổ chức của bạn, bạn cần sử dụng tất cả các kỹ năng và kinh nghiệm của mình. Đối với những người làm BA, việc này đòi hỏi kỹ năng phân tích xuất sắc và khả năng nắm bắt kiến thức một cách nhanh chóng để trở thành một phần quan trọng của một doanh nghiệp.
Sở hữu kiến thức chuyên môn sẽ giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu của các bên liên quan và kết nối chúng với mục tiêu của dự án. Ngoài ra, kiến thức này giúp bạn đánh giá rủi ro từ góc độ kỹ thuật và kinh doanh, sau đó, tạo ra giải pháp tối ưu.
Tuy nhiên, việc đề xuất giải pháp và thúc đẩy sự thay đổi trong các nhóm CNTT chỉ là một phần trong nhiệm vụ của BA. BA cũng phải có kiến thức về quản lý dự án và mục tiêu tổng thể để hiểu cách dự án liên quan đến quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Điều này giúp BA trở thành người hướng dẫn tốt nhất để huấn luyện người dùng trong việc sử dụng các dự án để đạt được mục tiêu kinh doanh và đảm bảo tích hợp tốt nhất giữa quy trình kinh doanh và công nghệ.
Các kỹ năng cần có của một Business Analyst
Kỹ năng giao tiếp
Với bản chất công việc của họ, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, khách hàng, quản lý, và nhóm phát triển phần mềm. Các BA cần thể hiện khả năng giao tiếp rõ ràng khi truyền đạt thông tin liên quan đến yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu, và kết quả kiểm tra. Những yếu tố này thường đóng vai trò quyết định sự thành công của một dự án. Ngoài ra, kỹ năng về ngoại ngữ và việc sử dụng văn bản để truyền đạt thông tin cũng là những kỹ năng quan trọng đối với sự nghiệp của một BA.
Kỹ năng công nghệ
Để tìm ra các giải pháp kinh doanh, một Business Analyst cần phải nắm rõ các ứng dụng công nghệ hiện tại, nhận thức về các thành tựu có thể đạt được thông qua các nền tảng hiện tại, và áp dụng các công nghệ mới. Ngoài ra, kiến thức về kiểm thử phần mềm và thiết kế hệ thống kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích kỹ thuật. Để tương tác với khách hàng, bạn cần sử dụng ngôn ngữ kinh doanh, trong khi để tương tác với nhóm kỹ thuật, bạn cũng cần phải sở hữu kỹ năng này.
Kỹ năng phân tích
Để trở thành một Business Analyst xuất sắc, bạn cần sở hữu các kỹ năng phân tích để đảm bảo rằng nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và truyền đạt một cách chính xác vào các sản phẩm. Ngoài ra, công việc của một BA thỉnh thoảng đòi hỏi phân tích dữ liệu, tài liệu, kết quả khảo sát từ người dùng cuối và quy trình làm việc để xác định các quy trình xử lý cần được cải thiện để giải quyết các vấn đề kinh doanh. Các kỹ năng phân tích mạnh mẽ là một lợi thế quan trọng của một Business Analyst thành công.
Kỹ năng xử lý vấn đề
Ngành IT luôn thay đổi rất nhanh, và công việc của các Business Analyst cũng thường xuyên phải thích nghi với sự biến đổi này. Khi các chuyên gia đang phát triển các giải pháp kinh doanh cho khách hàng, không có gì chắc chắn rằng những giải pháp đó sẽ được sử dụng, vì vậy khả năng tìm cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và tiến triển thành công trong dự án là một trong những yếu tố quan trọng của một Business Analyst.
Kỹ năng ra quyết định
Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt là một trong những kỹ năng thiết yếu của một Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ (BA). Để thành công, một BA cần phải có khả năng đánh giá toàn diện các tình huống, lắng nghe và tiếp nhận ý kiến từ nhiều bên liên quan khác nhau, và từ đó lựa chọn hướng hành động phù hợp nhất, cân bằng lợi ích của tất cả các bên. Kỹ năng này đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy phân tích, khả năng giao tiếp, và sự nhạy bén trong việc hiểu rõ các nhu cầu và mong muốn khác nhau.
Kỹ năng quản lý
Khả năng quản lý dự án là một trong những kỹ năng mềm thiết yếu đối với một Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (BA). Để đảm bảo dự án vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra, BA cần thành thạo các kỹ năng sau:
- Lập kế hoạch phạm vi dự án: Xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi và các yêu cầu của dự án.
- Chỉ đạo nhân viên: Phân công công việc, điều phối và giám sát hoạt động của các thành viên trong nhóm dự án.
- Xử lý yêu cầu thay đổi: Đánh giá, quản lý và thực hiện các thay đổi trong quá trình thực hiện dự án một cách hiệu quả.
- Dự báo ngân sách: Ước tính và quản lý chi phí dự án, đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách cho phép.
- Quản lý giám sát: Theo dõi tiến độ dự án, phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Những kỹ năng quản lý dự án này giúp BA đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong dự án đều tuân thủ các quy định về thời gian và đạt được mục tiêu chung.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Khi tham gia vào quá trình đấu thầu cho các dự án của khách hàng, kỹ năng đàm phán của một Business Analyst phải được sử dụng thường xuyên để đạt được mục tiêu của cả công ty và cung cấp một giải pháp phù hợp cho khách hàng. Để duy trì mối quan hệ tốt với các nhóm như kinh doanh và kỹ thuật, cũng như với các đối tác bên ngoài, một Business Analyst cần phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục mạnh mẽ.
