Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, Remote là một trong những hình thức làm việc được ưa chuộng cùng với xu hướng làm việc tại nhà đang dần phổ biến. Với hình thức này, mở ra rất nhiều cơ hội và là sự lựa chọn của nhiều người. Vậy thì làm Remote là gì? Nó có ưu và nhược điểm như thế nào và doanh nghiệp nên làm gì để quản lý nhân sự IT hiệu quả từ xa?
Làm việc từ xa (remote work) đã trở thành một hình thức làm việc phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin (IT). Hình thức làm việc này mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra không ít thách thức cho cả người lao động và nhà quản lý.
Khái niệm Remote work
Remote Work (làm việc remote/làm việc từ xa) là hình thức làm việc cho phép người lao động lựa chọn địa điểm làm việc không nhất thiết phải là văn phòng của doanh nghiệp. Những địa điểm mà người lao động thường lựa chọn làm việc như ở nhà, văn phòng riêng của họ, hoặc những nơi yên tĩnh thoáng mát mà họ yêu thích.
Ngày càng nhiều người lựa chọn hình thức làm việc remote. Remote work có khá nhiều hình thức, tuy nhiên có 3 hình thức chính như sau:
– Làm việc từ xa 100%: Là hình thức bạn sẽ làm việc từ xa 100% trong suốt thời gian bạn làm việc cho doanh nghiệp;
– Bán làm việc từ xa: Bạn sẽ luân phiên làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng của doanh nghiệp, công ty;
– Freelancer: Là hình thức làm việc mà bạn không phải là nhân sự chính thức của doanh nghiệp, chỉ nhận các order công việc từ họ và thực hiện chúng từ xa.
Những ưu điểm và nhược điểm của làm việc từ xa
Ưu điểm
Giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển
Khi làm việc tại nhà, bạn có thể tiết kiệm được một lượng thời gian dành cho việc di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng giảm được một lượng chi phí cho xăng xe hay các phương tiện công cộng, dịch vụ di chuyển. Khi làm việc tại gia, bạn không phải đối mặt với các loại khói bụi, tắc đường hay tiếng ồn từ còi xe. Từ đó, giảm thiểu được căng thẳng mỗi khi đi làm.
Thời gian và không gian làm việc linh hoạt
Khi làm việc tại nhà, bạn có thể lựa chọn không gian, trang phục hay phương pháp làm việc phù hợp và thoải mái nhất với mình. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện công việc hiệu quả hơn so với việc áp dụng một phong cách làm việc do chính doanh nghiệp đưa ra.
Tăng độ tập trung với công việc
Làm việc tại nhà sẽ giúp bạn giảm bớt sự mất tập trung do tiếng ồn từ máy tính, đồng nghiệp, thậm chí hạn chế thời gian nói chuyện riêng với những người xung quanh.
Giải tỏa căng thẳng
Làm việc tại nhà sẽ tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng kiểm soát căng thẳng hơn. Bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian ngắn vài phút trong thời gian làm việc để vận động, nghỉ ngơi mỗi khi làm việc để giảm bớt sự mệt mỏi.
Cân bằng cuộc sống
Làm việc từ xa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian dành cho cuộc sống hơn, vừa làm việc vừa dành được thời gian nghỉ ngơi.
Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng
Khi làm việc từ xa, lượng thời gian nhân viên dành tại văn phòng sẽ ít hơn. Do đó mà chi phí thuê mặt bằng được giảm thiếu đáng kể. Thậm chí nếu biết áp dụng phương án làm việc từ xa linh hoạt, công ty có thể giảm được tới 30% chi phí mặt bằng so với làm việc tại văn phòng.
Gia tăng cơ hội làm việc với các nhân viên ở các khu vực khác nhau
Với phương pháp làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên đến từ nhiều vùng miền, khu vực khác nhau, thậm chí là các quốc gia khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, tìm hiểu được thị trường mới và năng suất tăng cao. Các nhân viên ở văn phòng sở tại có thể học hỏi thêm về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ những nhân viên quốc tế.
Nhược điểm
Làm việc từ xa ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chúng ta cũng cần phải nhìn nhận lại những nhược điểm mà mô hình này đem lại. Điển hình nhu làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải có tính kỷ luật và tính tự giác cao hay việc giao tiếp và trao đổi giữa các đồng nghiệp trở nên kém hiệu quả,…
Cùng tìm hiểu kĩ hơn một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi ứng dụng chúng vào doanh nghiệp như dưới đây.
Yêu cầu tính kỷ luật và tự giác cao
Do làm việc trong môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tự giác thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn rất dễ dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài thời gian ngủ trưa, hay bị ảnh hưởng bởi những công việc nhà. Như vậy, bạn sẽ làm công việc bị trì trệ, trì hoãn các dự án và khó hoàn thành chúng một cách hiệu quả.
Giao tiếp và trao đổi kém hiệu quả
Giao tiếp và trao đổi thông qua mạng internet thường sẽ không hiệu quả bằng việc trao đổi trực tiếp. Nhân viên sẽ mất thời gian chờ đợi tin nhắn, thậm chí phải đặt lịch để họp trao đổi mất khá nhiều thời gian.
Yêu cầu tự giải quyết vấn đề
Khi làm tại văn phòng, bạn sẽ có nhiều thời gian và cơ hội để gặp gỡ, trao đổi nhanh với đồng nghiệp, cấp trên. Tuy nhiên, khi làm tại nhà, bạn sẽ chủ yếu phải tự giải quyết vấn đề khó khăn trong công việc và phát triển bản thân do không có nhiều thời gian trao đổi với đồng nghiệp.
Giảm tương tác với đồng nghiệp
Phương pháp giao tiếp chủ yếu khi làm việc tại gia là thông qua internet. Điều này sẽ hạn chế mức độ tương tác với nhân viên, đồng nghiệp.
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý nhân viên
Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý nhân viên thông qua email, báo cáo và các cuộc họp online. Doanh nghiệp rất khó kiểm soát được người lao động bởi điều này còn phụ thuộc vào sự trung thực của nhân viên. Do đó, các công ty cần xây dựng một quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Cách quản lý hiệu quả nhân sự IT làm việc từ xa
Để quản lý hiệu quả nhân sự IT làm việc từ xa, các nhà quản lý cần áp dụng một số biện pháp sau:
Xây dựng văn hóa công ty mạnh mẽ
Để xây dựng một văn hóa công ty mạnh mẽ, đặc biệt khi làm việc từ xa, chúng ta cần tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết và có chung mục tiêu. Tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được thành công chung. Bên cạnh đó, giao tiếp mở là yếu tố cốt lõi để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa các thành viên. Việc khuyến khích chia sẻ ý kiến, lắng nghe và tôn trọng quan điểm của nhau sẽ tạo ra một không khí làm việc tích cực và sáng tạo. Cuối cùng, những giá trị cốt lõi sẽ là nền tảng vững chắc cho văn hóa công ty. Khi mọi người cùng chung một hệ thống giá trị, sự gắn kết và lòng trung thành sẽ được củng cố, tạo nên một tập thể đoàn kết và hiệu quả.
Sử dụng công cụ quản lý hiệu quả
Việc quản lý một đội ngũ làm việc từ xa đòi hỏi sự linh hoạt và hiệu quả cao. Để giải quyết những thách thức này, các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana và Jira đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và theo dõi công việc. Bên cạnh đó, các công cụ giao tiếp như Slack, Microsoft Teams và Zoom giúp duy trì sự kết nối giữa các thành viên, tạo ra một môi trường làm việc cộng đồng. Cuối cùng, các công cụ quản lý thời gian như Toggl và RescueTime giúp đảm bảo sự minh bạch trong công việc và đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
Đặt mục tiêu rõ ràng và đánh giá hiệu suất thường xuyên
Để đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong công việc, chúng ta cần kết hợp việc đặt mục tiêu SMART và đánh giá hiệu suất thường xuyên. Bằng cách xác định rõ các chỉ số KPI, chúng ta có thể đo lường được mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân. Đồng thời, các cuộc họp một-một sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về khó khăn mà nhân viên gặp phải và kịp thời đưa ra những hỗ trợ cần thiết. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.
Tạo cơ hội giao tiếp thường xuyên
Để duy trì sự kết nối và giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ làm việc từ xa, các cuộc họp nhóm trực tuyến nên được tổ chức thường xuyên. Đây là cơ hội để mọi người cập nhật thông tin mới nhất về dự án, chia sẻ kinh nghiệm làm việc và cùng nhau giải quyết những thách thức phát sinh. Bên cạnh đó, việc tạo ra một không gian làm việc ảo sôi động cũng rất quan trọng. Không gian này có thể là các kênh chat, diễn đàn trực tuyến hoặc các nền tảng cộng tác, nơi nhân viên có thể tự do trao đổi, chia sẻ ý tưởng và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp. Thỉnh thoảng, hãy tổ chức các sự kiện ảo như các buổi team building online, các cuộc thi nhỏ hoặc đơn giản chỉ là những buổi trò chuyện thân mật để tăng cường tinh thần đồng đội và tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ, năng động.
Cung cấp công cụ và hỗ trợ cần thiết
Để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc từ xa, công ty cần đầu tư vào cả phần cứng và phần mềm. Việc trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, cùng với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc đảm bảo một môi trường làm việc ổn định, với kết nối internet ổn định và không gian làm việc yên tĩnh, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên tập trung vào công việc và đạt được kết quả tốt nhất.
